Mandantenlösungen E-Rechnung

E-Rechnungen

Sehr geehrte Damen und Herren,
liebe Mandanten,

wie Sie den Medien vielleicht entnommen haben, wurde im Rahmen des Wachstumschancengesetztes auch die Einführung der E-Rechnungspflicht zum 1. Januar 2025 beschlossen. Dies gilt nur für den B2B-Bereich[1] und sowohl der leistende Unternehmer als auch der Leistungsempfänger müssen im Inland ansässig sein.

[1] B2B = Business to Business (Unternehmer an Unternehmer)

Was sind E-Rechnungen?

E-Rechnungen sind vollständig elektronische Rechnungen, die alle relevanten Informationen einer herkömmlichen Rechnung in einem maschinenlesbaren XML-Format enthalten. Die E-Rechnung wird in einem strukturierten elektronischen Format erstellt, übermittelt, empfangen und auch automatisch elektronisch verarbeitet.

-> PDF-Rechnungen sind keine E-Rechnungen (Eingescannte Papier- oder PDF-Rechnung stellen die Rechnungsdaten lediglich bildlich dar und werden ggf. elektronisch versendet. Im Gegensatz zur E-Rechnung liegt ein PDF aber nicht im strukturierten elektronischen Format vor. Bei einem PDF müssen die Daten zur Erfassung zunächst manuell oder durch eine Software wie OCR-Texterkennung digitalisiert werden. Eine vollständig automatische und maschinenlesbare Verarbeitung ist nicht möglich, weshalb diese Formen auch nicht als E-Rechnung gelten.)

Die gängigsten E-Rechnungslösungen sind ZUGFeRD oder XML-Rechnungen.

Wer ist betroffen?

Jeder Unternehmer ist betroffen. Auch Kleinunternehmer im B2B Bereich oder Unternehmen, die ausschließlich steuerfreie Umsätze erbringen (Vermieter, Ärzte usw.) sowie Betreiber von PV-Anlagen sind von der E-Rechnungspflicht betroffen.

Eine Ausnahme der Verpflichtung stellen Kleinbetragsrechnungen (bis 250,00 Euro) dar.

Wie sieht der Zeitplan aus?

Ab 01.01.2025 muss jedes Unternehmen im B2B-Bereich ab sofort E-Rechnungen empfangen können.

Ab 01.01.2027 tritt in Kraft, dass alle Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz von über 800.000 EUR E-Rechnungen versenden müssen.

Ab 01.01.2028 greift die vollständige E-Rechnungspflicht für alle Unternehmen im B2B-Bereich.

HINWEIS

Die E-Rechnungspflicht betrifft natürlich auch unsere Kanzlei. Deshalb versenden wir unsere Rechnungen ab dem 01.01.2025 ebenfalls als E-Rechnung ausschließlich digital in Ihr Portal oder auf Ihre individuelle E-Mail-Adresse. Ihre Einwilligung zu diesem Vorgehen ist nicht mehr notwendig.

Wenn Sie sich eine neue E-Mail-Adresse für den E-Rechnungseingang anlegen, geben Sie uns bitte zeitnah Bescheid.

Das gilt für...

Addison-Onlineportal-Mandanten

Unser Angebot für Sie - das Modul Smart Connect und je nach Bedarf der Premiumpartner „B2Brouter“.

Mit dem Modul Smart Connect Integration (4,90 EUR pro Monat) können Sie auch in Verbindung mit dem Beleg- und Dateiupload in Zukunft E-Rechnungen empfangen, visualisiert anzeigen und automatisch verarbeiten lassen. Sollten Sie noch kein Programm zum Schreiben von E-Rechnungen haben, erhalten Sie mit dem neuen Premiumpartner von Addison „B2Brouter“ die Möglichkeit, E-Rechnungen zu erstellen, zu versenden und ebenfalls auch zu empfangen. Sie können aber auch weiterhin Ihre eigene Rechnungsschreibungs-Software nutzen. Prüfen Sie dazu aber bitte rechtzeitig, ob und wie die Umsetzung der E-Rechnungspflicht von Ihrem Anbieter geregelt wurde.

Wie genau die Umsetzung in Smart Connect Integration und B2Brouter aussehen wird, bleibt noch abzuwarten. Erste Informationen finden Sie hier:

https://www.wolterskluwer.com/de-de/expert-insights/e-rechnung-anwendungsszenarien

ASP- User

Nutzen Sie die Belegliste „Scannen-Buchen-Archivieren“ (kurz: SBA).

Über SBA ist der Empfang von E-Rechnungsformaten möglich. Die E-Rechnungen werden auch hier visualisiert dargestellt und weiterverarbeitet, sodass sich in Ihrem Arbeitsablauf kaum etwas ändert. Für das Schreiben von E-Rechnungen kommt die neue Premiumpartner-Anwendung „B2Brouter“ in unserem Onlineportal für Sie in Betracht. Alternativ können Sie auch Ihr eigenes Rechnungsschreibungs-Programm nutzen. In beiden Fällen geltend die gleichen Erläuterungen wie bei unseren Addison-Onlineportal-Mandanten – siehe oben.

Auch hierzu gibt es erste Informationen:

https://www.wolterskluwer.com/de-de/solutions/addison-komplettloesung-steuerberater/addison-e-rechnung

Lexoffice- Mandanten

Sie sind bereits bestens für die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 aufgestellt.

Lexoffice erweitert alle Versionen um die nötigen E-Rechnungsfunktionalitäten. Sie benötigen keine weitere Software, um die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen. Auch in unserer

Zusammenarbeit insbesondere bei der Datenübernahme in die Kanzleisoftware kommen keinerlei Änderungen auf uns zu.

Sie erfassen wie gewohnt Ihre Ausgangsrechnungen in lexoffice. Diese werden mit Hilfe eines kurzen Prüfsystems automatisch in eine E-Rechnung umgewandelt. Diese können Sie dann wie gewohnt an Ihre Kunden im B2B-Bereich per E-Mail oder per Kundenportal versenden. Auch die E-Eingangsrechnungen laden Sie wie gewohnt im Register Belege hoch. Lexoffice liest die Daten für Sie wie gewohnt aus und bereitet die E-Rechnung auch visuell für Sie auf.

Lexoffice hat Ihnen hierzu auch einige Informationen zusammengestellt:

https://www.lexoffice.de/wissenswelt/buchhaltung/e-rechnung/

https://support.lexoffice.de/de-form/articles/9273100-alles-wichtige-zur-e-rechnung-mit-lexoffice

sevdesk- Mandanten

Sie sind bereits bestens für die E-Rechnungspflicht ab dem 01.01.2025 aufgestellt.

In sevdesk wird es zukünftig auch möglich sein, Belege als E-Rechnung hochzuladen. Diese werden wie gewohnt verarbeitet. Dazu gehört die typische Belegerkennung, die Speicherung und auch die Zuordnung der Transaktionen zu den jeweiligen Rechnungen. Die hochgeladene E-Rechnung wird neben dem maschinellen Aufbau ebenfalls für den Benutzer bildlich dargestellt. Das Erstellen von E-Ausgangsrechnungen wird auch wie gewohnt möglich sein.

Sevdesk hat Ihnen hierzu auch einige Informationen zusammengestellt:

https://hilfe.sevdesk.de/de/knowledge/e-rechnung#empfang

https://sevdesk.de/lexikon/zugferd

Mandanten ohne Finanzsoftware

Handeln Sie jetzt!

Die E-Rechnungspflicht wird unumgänglich sein. Wie oben beschrieben, gelten PDF- sowie Word- oder Exceldokumente nicht als E-Rechnung. Es gelten zwar o. g. Übergangsfristen, diese sollten aber nicht unterschätzt werden. Starten Sie daher zeitnah mit der Suche nach einer Lösung für Ihr Unternehmen. Finden Sie eine geeignete E-Rechnungsplattform oder eine für Sie passende Finanzsoftware, die noch weitere Funktionalitäten für Ihr Unternehmen bietet. Nutzen Sie die Zeit und werden digital.

Als Beispiele für Finanzsoftware können wir Ihnen z. B. unser Onlineportal Addison OneClick, lexoffice, sevdesk oder neu B2Brouter nennen. Auch das BMF[1] plant ein Angebot zum Erstellen von E-Rechnungen. Hierzu gibt es aber noch keine konkreten Ausführungen.

Bitte prüfen Sie bei jeder Finanzsoftware individuell, welche Ihren Anforderungen, Ihrer Unternehmensgröße und Ihrem Belegaufkommen entspricht. Solch ein Auswahlprozess benötigt Zeit und verschiedene Testphasen. Daher starten Sie bitte jetzt.

Wir unterstützen Sie gerne bei der Suche nach einer geeigneten Finanzsoftware für Unternehmen. Falls Sie Fragen zu Lexoffice, sevdesk, Smart Connect und SBA oder die Einbindung einer gefundenen Software in unser System haben, beraten wir Sie gerne individuell zu unseren üblichen Beratungspauschalen.

Unabhängig vom jetzigen Stand Ihrer Digitalisierung, sehen Sie die Einführung der E-Rechnungspflicht als gute Gelegenheit, Ihre Abläufe im Unternehmen zu optimieren und Kosten und Zeit durch automatisierte Prozesse zu sparen. Auch hierbei stehen wir als Unternehmensberater mit Hang zur Prozessoptimierung zur Verfügung.

Bitte beachten Sie auch, alle e-rechnungsrelevanten Prozesse in Ihrer verpflichtenden Verfahrensdokumentation zu dokumentieren und zu beschreiben. Auch hierzu beraten wir Sie gerne.

________________________

[1] BMF = Bundesministerium für Finanzen